ممیزی ایزو
ممیزی ایزو
درباره ی مراحل ممیزی ایزو و ضروریت آن
در ابتدا بهتر است که تعریف مختصری از ممیزی ایزو ارائه بدهیم:
از نظر لغوی ممیزی خود به تنهایی به معنای ارزیابی می باشد و ممیزی ایزو را نیز بدین شکل می توان معنا کرد که عبارت است از ارزیابی و سنجش سیستم مدیریتی مطابق با الزامات و ضروریتهای استاندارد با توجه به خواسته ها و فعالیت های سازمان هاست که تمامی مراحل ثبت و صدور آن توسط ممیز انجام می گیرد.
ممیزی داخلی و خارجی
از الزامات پیاده سازی و استقرار سیستم مدیریتی برای دریافت و اخذ گواهینامه ی ایزو ممیزی می باشد که دو نوع است و در ادامه توضیحاتی را درباره ی ممیزی داخلی و خارجی ارائه خواهیم داد:
ممیزی داخلی: ممیزی داخلی توسط افراد یا گروه هایی که در داخل خود سازمان می باشند صورت میگیرد و ممیزان داخلی موظف هستند که نسبت به ارزیابی و سنجش فعالیت های واحدهای مختلف سازمان اقدام نمایند و گزارشات مربوطه را تهیه کنند.
حال این سوال پیش میآید که این افراد یا گروه چه کسانی هستند در اصل ممیزی ایزو همان کارشناس و یا مشاور ایزو می باشد که در سازمان وظیفه ی ممیزی را بر عهده داشته و با این کار می تواند سازمان را به اهداف خود نزدیک تر نموده و خطاها و مشکلات احتمالی آن را کاهش دهد تا بتواند با پیاده سازی و استقرار ایزو نشان و گواهینامه ی ایزو را دریافت نماید.
ممیزی خارجی: و اما در ممیزی خارجی گروه یا افرادی از سوی نمایندگان سازمان استاندارد بین المللی ایزو یا سازمان CB نسبت به ارزیابی و سنجش فعالیتهای مشاغل مختلف بر اساس درخواست آنها نسبت به مدیریت سیستم کاریشان می پردازد که این کار در یک یا دو نوبت و با توجه به گستردگی فعالیتهای سازمان مزبور صورت می گیرد.
بعد از صورت گرفتن ارزیابی و ممیزی خارجی با توجه به عملکرد سازمان مرجع صادر کننده ی ایزو گواهینامه ی ISO را صادر می نماید.
با طی کردن مراحل ممیزی خارجی سازمانها بایستی تمامی مستندات و عدم انطباقهای عملکرد سیستم مدیریتی خود را اصلاح نموده و تاییدیه نهایی را از سازمان صادر کنندهی ایزو دریافت کند.
فرآیند ممیزی و چگونگی انجام آن؟
- در ابتدای امر بایستی شرکت افراد یا کارشناسان (دو نفر برای شرکتها کوچک و شرکتهای بزرگتر چندین نفر) خود را برای ممیزی داخلی انتخاب نماید. این کار مستلزم این است که این افراد آموزشهای لازم را در مورد پیاده سازی و استقرار ایزو را طی نموده و نسبت به اصول و قواعد آن آشنایی کامل را داشته باشند.
- در مرحله ی دوم نیز بایستی یه برنامهی مدون نسبت به ممیزی داخلی صورت گیرد و زمان و برنامه ی رسیدگی و ارزیابی فعالیتهای سازمان مشخص و از پیش تعیین شود. به عنوان مثال تاریخ و زمان مشخص شده و به کارشناسان ممیزی ابلاغ گردد تا آمادگی لازم را داشته باشند.
- طرح ممیزی و ارسال طرح مورد نظر که شامل روز و ساعت مشخص انجام ممیزی است و طی این روند زمان مشخص ممیزی به واحدهای مزبور ابلاغ می گردد.
- برگزاری جلسات ممیزی و تعیین مسئولیتها برای تک تک افراد توسط مدیر تیم ممیزی.
- اجرای ممیزی و ثبت تمامی مغایرت ها؛ در طی فرآیند اجرای ممیزی توسط ممیزان داخلی تمامی مستندات و عدم مغایرتها ثبت میشوند.
- پایان کار که همان جمع بندی و اختتامیه می باشد که در آن ممیزی داخلی طی برگزاری جلسه ای عدم انطباق ها و مغایرت ها را بررسی نموده و گزارش های لازم به مدیران ارشد سازمان ارائه می شود تا نسبت به رفع عدم انطباق ها اقدامات لازم انجام گیرد.
و در پایان هدف از انجام ممیزی و ضرورت انجام آن
خوب شاید این سوال برایتان مطرح گردد که علت ضرورت انجام ممیزی چیست؟ در پاسخ به این سوال می توان گفت که ممیزی ایزو از اهمیت بسزایی برخوردار است چون هدف از این کار تحقق یافتن اهداف و تدوین خط مشی سازمان با توجه به برنامه های تعیین شده و اطمینان از انجام درست و اصولی کارها و فعالیت های سازمان می باشد.